Google Apps es un paquete que contiene algunas de las herramientas de Google, preparadas para su utilización por un grupo de usuarios.

Hasta la llegada de Google Apps, las herramientas ofrecidas por Google, si bien colaborativas, tenían el enfoque de uso individual y eran independientes entre sí, Google Apps es una solución que las integra y que está enfocada para un uso colectivo, obviamente dirigido a organizaciones y empresas.

Además, Google Apps tiene un modelo de negocio más allá de la publicidad (¡yuhu!), pues se trata de un servicio de pago anual ($50 USA) por cada usuario. Aunque también existe un modo “estándar” gratuito, deliberada y sutilmente escondido (¡gracias a Fernando!), que ofrece menos recursos y para un número limitado de usuarios, pero perfectamente válido para organizaciones pequeñas.

Hasta aquí todo bien. Excelente.

El gran problema llega a la hora de migrar de tu cuenta Google habitual a Google Apps. Me explico.

Cuando abres una cuenta Google utilizas tu cuenta de correo. Si el uso que le das es principalmente profesional, lo más probable es que hayas utilizado para ello tu cuenta de correo profesional (tunombre@tuorganizacion.com). En Google Apps no das de alta una cuenta de usuario, das de alta un dominio para gestionar las cuentas de todos sus usuarios.

Una vez has dado de alta tu dominio (tuorganizacion.com), comienzan los problemas, ya que, lógicamente, al dar de alta a los usuarios, sus nombre coincidirán por fuerza con los usuarios de las cuentas de correo que se utilizaban hasta el momento de forma individual para las cuentas de Google (tunombre@)

Eso significa que a partir de ese momento cada usuario tendrás dos cuentas en Google con idéntico nombre (tunombre@tuorganizacion.com) pero por separado, una cuenta de Google (“normal”) y una cuenta en Google Apps. Cada una de ellas con su propio Google Docs, Google Calendar, etc.

Pero el problema va mucho más allá de la simple ambigüedad que esto implica a nivel conceptual. El problema es que no existe forma de migrar la información de tu cuenta de Google a Google Apps. Esto supone que, por ejemplo, mover tus antiguos documentos de Google Docs a tu nuevo entorno de Google Apps supondrá realizar una tarea manual, tediosa, compleja e ineficiente, para la que tendrás que contar con toda tu paciencia disponible y cuyo resultado final no será nunca exactamente el mismo que tenías antes de la migración.

Si el uso que has hecho de las aplicaciones de Google hasta el momento ha sido esporádico, o no has hecho uso de ellas, no tendrás muchos inconvenientes, o ninguno, y todo serán ventajas haciendo uso de Google Apps. Pero si has hecho un uso intensivo, migrar supone una pesadilla.

En stanque llevamos haciendo un uso intensivo de Google Docs desde mediados de 2007, siendo el eje de mucho de nuestro trabajo diario y teniendo cientos de documentos almacenados y organizados. También llevamos utilizando Google Calendar a diario desde mucho antes, teniendo un sistema con numerosos calendarios y permisos. Migrar toda esta información debería ser una tarea completamente automatizada y transparente para el usuario, sin embargo nos está robando valiosas horas de nuestro tiempo.

Pero este artículo no es una queja o una pataleta, o criticar por criticar. Lo importante es que todo esto tiene una conclusión chocante:

Si eres un usuario avanzado de las herramientas de Google gratuitas, NO migres a las de pago.

O al menos eso es lo recomendable, puesto que Google no ha previsto que puedas hacerlo y solo te causará problemas. Obviamente preveerlo sí lo han previsto, conocen perefctamente el problema, pero es algo mucho peor: no han hecho nada en más de un año para solucionarlo.

Vamos, que en la práctica los actuales usuarios de Google Docs, Google Calendar, etc., y, por tanto, primeros clientes potenciales de Google Apps no son bienvenidos a su servicio de pago.

De locos.

Creo que Google está tratando de abarcar tantos campos y metiéndose en tantos berenjenales que, sencillamente, está perdiendo el norte. No le encuentro otra explicación.